営業部のルール

Mission

インフラ的な存在のポリエチレン包材。その市場での価値を知らせる役割を担い、お客様と会社の有益性を繋いでいきます。誠実に、正確に、タイムリーに、使い勝手の良い製品をお届けし続けます。

 

Vision

私たちは、顧客との第一接点であり、林産業の顔となる「PR部隊」です。公正かつ適正な取引を通じ、お客様と出会い、信頼され、ご満足を提供できる集団を目指します。能動的な活動を通じて、お客様にベストな状態で、環境に優しい、安心・安全な製品をお届け。時にはお客様の立場に立ち、様々な問題や課題を見い出し、有益な情報やノウハウを提供します。
「林産業と出会えて良かった」
「お付き合いできて有難う」のために!

 

営業活動

【メール・チャットチェックルール】

◆社内・社外問わず24時間以内に必ず返信する。ただし、即答できない内容の場合は、その旨を返信期日を入れ相手に伝えること。

 

【電話応対ルール】

全社のルールに準ずる。
◆顧客からの問い合わせについては、原則2時間以内に連絡をする。

 

【活動のルール】

◆営業活動は電話・メール・web会議・訪問などの活動(コンタクト)全般を指す。
◆週の営業活動は、例:30件×4日間=120件を目安とする。(週の稼働日によって件数は変動する)
◆翌週の営業活動は、前週の金曜日時点ですべて埋まっていること。さらに、翌々週の活動は最低半分は埋まっていること。
◆営業活動は、SFの活動に予定として登録する。
◆活動後、その内容をSFに結果を登録し、さらに次の活動予定をSFへ登録する。

 

【見積りのルール】

◆客先よりSFの見積り依頼グループに来た引合いは、SSTが引合い入力すること(用途・納入先が不明の場合、ラウンダーに確認)。当日に必ず行うこと。
◆ラウンダーが客先より直接依頼を受けた場合、chatterにメールを転記し、SSTが引合いに入力する。
◆用途を確認し、詳細を記載する。カスタマイズ処方を選定した場合、R&Dに原料処方のChatterが行くので、R&Dにて原料処方を選定。 その後、1次フィルタリング、2次フィルタリングを記入すること(引合いを頂いてから2日以内)。
◆SSTで原価入力をし、ラウンダーが売価設定を入力すること。
◆見積り提出後、営業部有効性評価Aが付いた案件は、成約、もしくは断念になるまで、確認すること(期限無し)。
◆営業部有効性評価Bは、10日以内に顧客に進捗状況を確認すること。
◆見積り提出後、顧客にヒアリング活動を開始し、SFのヒアリング活動へ記録する。
その為の将来の活動/TO DOを登録すること(見積り提出した当日に登録を行う)。

 

【顧客訪問時のルール】

◆訪問時は、客先に10分前には到着するようにする。万が一遅れる場合には、必ず一報を入れること。
◆訪問時の服装身だしなみに注意する。
◆取引先への訪問時の挨拶は、明るく・笑顔で姿勢を正して行うこと。
◆訪問時は、「こんにちは、林産業です」深く一礼をする。
◆敷地内で出会った人には、挨拶もしくは会釈をする。
◆通常訪問時の商談は原則30分/人以内とする。
◆商談終了時には、SFに商談内容を記載し、必ず次回予定を決め登録すること。
◆退出時は、「ありがとうございました。失礼致します」玄関扉の前で一礼。その後、玄関の外でも一礼する。

 

【2次営業先のアタックのルール】

◆目的商材を明確にし、2次営業先のリストアップをR&Dが行う。
◆2次営業先としてリストアップした先については、R&DがSFに登録する。
◆目的商材とその詳細を判断して、3日以内に営業担当者とアクセス目標日を設定し、SFアタックリストをメンテナンスする。
◆SFアタックリストメンテナンス後、営業担当者はアクセス目標日までにアクセスを開始する。
◆アタック後の先方の反応を活動に登録、次回アクションを登録する
◆アタック後、活動報告と同時に商機の有無を判断、チェックリストを入れる
◆商機有りの場合には、活動とは別途に商機の詳細を登録する
◆リードが発生した段階で、”リード”にその内容を反映する
◆リードが発生した段階で、2次営業先の信用調査を行う
◆リードが更に出て来る場合には、継続してアクセスを続け、活動内でPDCAを回す。
◆商機が無しと判断された場合、もしくはリードに関する有益性が低いと判断された時、断念としてそのアタック先を終了する。

 

【営業部責任者】

◆登録されたアタックリストのアクセス目標日を期限内に確実にする。
◆アタック後のフィードバックに対して、商機について判断して、今後の方向性を指示する。
◆アタック開始後の次期アクションのスケジュールを設定する。
※基本ルールとしてアクション後7日以内に次期アクション等
◆アタックリスト先の最終商機判断を行い、断念or継続をメンテナンスする。

 

【新規技術製品のルール】

◆新規客先で新規技術製品はR&Dマターとなる。
◆新規製品がリピートになった場合は営業部マターとなる。
◆既存顧客で新規技術製品はR&Dに依頼し進める。
◆新規客先で既存技術品は営業部マターとなる。

 

【既存技術新規製品のルール】

◆新規顧客でも既存顧客でも営業管轄として進める。
◆新規成約フローに則って進める。

 

【顧客取引条件変更のルール】

◆顧客の取引条件が変更となった場合には、サイボウズより取引条件変更の申請を行う。
※取引条件変更の一例:顧客の事業所引っ越しなどによる住所変更、決済条件の変更など

 

【クレーム対応のルール】

◆クレーム処理フロー図に則り処理を行う。
◆顧客からのクレーム情報をSFに登録する。
苦情の内容、サンプルの入手、物品の状態、要求事項の収集
◆必要に応じて品質保証部・製造部から要望された情報を収集する
◆在庫品がある場合、管理部に問い合わせをする。管理部は品質保証部に確認し、管理部から営業にフィードバックをする。
◆返品等によって赤伝処理もしくは補償が生じた場合は必ず上司に相談をし、指示を仰ぐ。

 

【工場見学のルール】

◆新規顧客・新規案件・監査・クレームなどの工場見学の目的に応じて実施する。
◆客先の要望:日程・人数・目的を確認する。
◆工場の対応できる日程・目的にかかわる人員・会議室の確認を行う。
◆上記が決定してからサイボウズによる申請を原則1週間前までに行う。
※緊急な場合は上長に相談

 

【仕様変更のルール】

◆システムの製品仕様変更依頼を申請する。(仕様変更とは、製品仕様マスタ内の一部でも変更・追記がある場合を指す)
◆改版についても仕様変更依頼を申請すること。

 

【経費精算・処理のルール】

全社のルールに準ずる

 

【出張申請ルール】

◆スケジュールが決まった段階で上司に相談したうえで、mitocoにスケジュールを登録し、奉行クラウドと楽楽精算にそれぞれ出張申請を行う。仮払いが必要な場合は1週間前に楽楽精算上で申請を行う。

 

【社有車使用のルール】

全社のルールに準ずる

 

【見積もり入力のルール】

【1】見積依頼の流れ

◆引合い依頼グループ
•顧客からの見積依頼のFAX
•SSTへのメール・電話での見積依頼
•ラウンダーからのchatterへのメール転送
◆引合い
•基本情報
•有効性確認
•引合い詳細
•原価入力
•フィルタリング
•案件化ヒアリング活動
◆原価入力グループ
•引合いからの原価入力
•現行品の見積
•ディスカウント用見積

【2】引合い依頼グループ

◆SST
•ドキュワークスに入った見積依頼FAXを転送する
•顧客からのメール、電話での見積もり依頼を入力する

【3】引き合い(SST)

◆SST
•基本情報の入力
•顧客からのFAXをファイルに追加する
•営業にメンションして情報を共有する

【4】引き合い(営業)

◆営業
•電話・メールでの見積もり依頼を入力
•引き合い詳細の入力
•一次フィルタリングの入力
•二次引き合いフィルタリングの入力
•見積発行入力
•案件化ヒアリング活動入力
•成約情報入力
•システム情報入力
•引き合い予算情報入力
•開発確認用入力


・営業部有効性確認
・R&D部有効性確認
・品質保証部有効性確認

原価入力グループへ


【5】原価入力グループ

◆SST
•システムの見積原価入力への入力
•見積Noの取得
•『引き合い』に見積Noを入力
•営業にメンションして情報共有する

【6】入力上のルールと注意

英数記号は半角で
担当者・ロット・納入先・原料・梱包仕様など漏れがないように
引合いに入力されるのは新規のみ
ディスカウント用見積・ロット変更見積は直接『原価入力グループ』に
ディスカウント用見積・受注済み見積は優先性が高いのでTODOをかけることもあります。

SST(セールスサポートチーム)

【受注入力ルール(引当編)】
◆システムメニュー →営業部→SST→入力→受注在庫生産指示入力の画面を使用する。
受注№をクリックし、注意喚起フォームにて入力を進めるため、OKを選択する。
①生産区分 = 受注
②受注取引区分 = 通常区分
③顧客納期 = 当社からの発送日を入力
④顧客納期指示 = 『通常納期』
⑤顧客納期備考 = 着日 ※回答納期は在庫引当の場合は入力不要
⑥品名コード = 在庫確認画面から貼付ける。もしくは、入力
⑦得意先 = 得意先CDの入力
⑧納入先 =  「shift+?」で検索し入力
⑨宛先備考 = 着日や宛先の担当などの情報を入力
⑩客先№ = 注文書に記載されている注文Noを入力
⑪取扱先 = デフォルトでは空欄(送り主が得意先のため)。送り主の指定がある場合のみ入力
⑫先方窓口 = 顧客担当者様名を入力(様をつけて)
⑬注文数 = 枚数、m数を入力。単価のチェックも行う
⑭生産工程 = 枝番へ「10」を入力
⑮納期指示 = 引当の場合は、「迄出荷」選択
⑯納期備考 = 空欄
⑰作業場所 = 在庫照会で確認
⑱号車分類 = 路線便(在庫引当)
⑲物流申送事項 = 上段が物流事務向け。下段が倉庫内現場向けの入力
⑳生産工程欄の「明細確認」をクリック。反映情報を確認
㉑付帯売上が発生する場合は、入力。主に運賃、版代。区分を該当選択。数量、金額を入力
備考「運賃」や「新版」等を入力(備考欄が納品書に反映される)
㉒付帯売上欄の「明細確認」をクリック。反映情報を確認
㉓入力後の確認 = 注文書と照らし合わせて赤文字でレ点を打ってダブルチェックする
重要ポイント7項目
・顧客名
・納品先
・サイズ
・数量
・客先注文No
・単価
・梱包仕様
㉔納期回答 = 受注№を貼り付ける。得意先名へのチェックは消す。御中と様は消す。納期を記載
㉕当日出荷は、10時30分までにFAXが届いた注文のみ対応。それ以降は、翌日出荷となる。入力は、11時00分までに終わらせる。

【受注入力ルール(即納編)】
◆システムメニュー→営業部→SST→入力→受注在庫生産指示入力の画面を使用する。受注№をクリックし、注意喚起フォームにて入力を進めるため、OKを選択する。
①生産区分 = 受注
②受注取引区分 = 通常区分
③顧客納期 = 希望納品日の3日前(中1日エリアや検査を含む場合は日付注意)で入力
④顧客納期指示 = 注文書に着日指定があった場合は、顧客納期を記載するため空欄。納期指定がない場合には、「通常納期」を選択
⑤顧客納期備考 = 希望納期
⑥品名コード = 在庫確認画面から貼付ける。もしくは、入力
⑦得意先 = 自動表示されるので、確認
⑧納入先 = 自動表示されるので、確認
⑨宛先備考 = 宛先の担当などの情報を入力
⑩客先№ = 注文書に記載されている注文Noを入力
⑪取扱先 = 自動表示されるので、確認
⑫先方窓口 = 顧客担当者様名を入力(様をつけて)
⑬注文数 = 枚数、m数を入力。単価のチェックも行う
※単価、重量を確認する。重量は1㌧を超えているか、2㌧を超えているかでも対応が変わる
⑭生産工程 = 枝番へ「10」を入力
⑮納期指示 = 「5 迄製造」選択
⑯納期備考 = 空欄
⑰作業場所 = 自動表示されるので確認
⑱号車分類 = 路線便(在庫引当)
※履歴がチャーター便の時は、チャーター便を選択
⑲仕上がり予定数 = 受注入力者への申送り事項に長さや枚数の指定があった場合に変更する
⑳物流申送事項 = 上段が物流事務向け。下段が倉庫内現場向けの入力
※着日指定については、決定していないので、記載不要
※『指定出』と記載があったら、物流割り当て入力画面で、納期指示へ「4指定出」を選択する
生産工程欄の「明細確認」をクリック。反映情報を確認
㉑ ⑭からの繰り返し。枝番「20」を入力し、同様に進める
㉒付帯売上が発生する場合は、入力。主に運賃、版代。区分を該当選択。数量、金額を入力
備考へ「運賃」や「新版」等を入力(備考欄が納品書に反映される)
㉓付帯売上欄の「明細確認」をクリック。反映情報を確認
㉔入力後の確認 = 注文書と照らし合わせて赤文字でレ点を打ってダブルチェックをする
重要ポイント7項目
・顧客名
・納品先
・サイズ
・数量
・客先注文No
・単価
・梱包仕様
㉕納期回答 = 受注№を貼り付ける。得意先名へのチェックは消す。御中と様は消す。翌日の13時までに回答がくるのでそれを待って納期回答

【受注入力ルール(仕入れ編)】
◆システムメニュー →営業部→SST→入力→受注在庫生産指示入力の画面にて受注№から指示日付まで進める。
①顧客納期 = 希望納期より発送日を入力
③顧客納期備考 = 希望納期を入力
④品名 = 品名コードを入力
⑤得意先、納入先…等を入力
⑥受注数 = 受注数を入力
⑦生産工程パターン = 「仕入商品」 を選択
⑧納期指示 = 「2迄出荷」
⑨作業場所 = 仕入先
⑩号車 = 基本は「直送」
⑪仕上予定数 = 受注数を入力
⑫生産申し送り事項 = 物流申送りに記載する内容を入力する。「送り状ください」など
※分納となる場合は、仕入れ先からの回答をもらってから、号機から変更する
⑬入力後の確認 = 注文書と照らし合わせて赤文字でレ点を打ってダブルチェックをする
重要ポイント7項目
・ 顧客名
・納品先
・サイズ
・数量
・客先注文No
・単価
・梱包仕様

【受注入力ルール(新規成約編)】
◆システムメニュー→営業部→SST→入力→新規成約通知入力の画面にて成約№から成約通知日まで進める。
①得意先コードを入力
②納入先コードを入力 ※わからない場合は、飛ばしてよい。③生産サイズを入力
➃受注数を入力
⑤単位を入力
⑥PDFファイル名欄で「shift+?」を押して、『成約注文書PDF』フォルダーを開く。フォルダー内を更新履歴でソートをかけ、最新のデータを上にする。該当のPDFファイルと選択し、『開く』をクリックする。『PDFを開いて内容を確認する』をクリックして、合っているか確認する。『確認』をクリック
成約品通知入力は終了

【売上入力ルール】
◆システムメニュー →管理部→売上管理→出荷済み売上未計上参照画面を使用する。
①出荷したものがリストに上がる
②リスト上の担当得意先の項目をダブルクリックし、開く
③申送り事項の内容を確認し、『確認』
➃売上日を変更した場合も『確認』をクリックする
⑤売上単価を変更した場合は『明細確認』をクリックしてから、『確認』をクリックする
※仕入れ品であれば着日が売上日となる
着日が売上日になっていることを確認し『確認』

【PG在庫生産ルール】
◆入庫期限日は、急ぎ(在庫が0)の場合は、一週間後の日付で入力する。 在庫の減り具合によって、1週間~3週間くらいの期限で入力する。
◆在庫管理表にて、発注点に達した場合、在庫生産指示を行う。


【在庫生産ルール】
(セールスフォース 営業用適正在庫)
◆得意先から在庫生産依頼がきたらセールスフォースの営業用適正在庫のルームで許可をもらってから入力する。
①セールスフォースの営業用適正在庫のルームに
・得意先名
・品名
・品CD
・サイズ
・数量
・現在庫
・引当
・仕掛
の情報を入力し、注文書を添付する。担当営業、嵯峨山、郡司の3人にメンションをかける
②嵯峨山または郡司が、製品生産販売数量推移画面により入出庫履歴を添付
③担当営業が得意先と出庫予定日、数量を確認し入力
➃嵯峨山、郡司どちらかが担当営業からの情報を精査し、製造指示を入れる
⑤在庫生産入力

【引合い入力ルール】
(セールスフォース 引合い依頼グループ)
◆得意先から見積依頼のFAXが入った際にはセールスフォースの引合い依頼グループにアップする。
①セールスフォースの顧客→引合い作成 画面を使用する
②基本情報(客先からの情報全て)を入力
③得意先からのFAXを 関連のタブのファイルからFAXをアップロードする
➃引き合い依頼グループにて担当営業にメンションして引き合い入力済みの連絡をする

【原価入力ルール】
(セールスフォース 原価入力依頼グループ)
◆引き合いからフィルタリングを通過した見積もり依頼がセールスフォースの原価入力グループにアップされたらシステムで原価の入力をする。
①入力する前にいいねをクリックし、ダブリ入力を防止する
②引合い詳細を確認し、システムの見積原価入力にて原価を入力する
③引き合い画面の原価入力の項目に見積Noを入力する
➃原価入力グループにて担当営業にメンションし見積Noの連絡をする

【管理部とのやりとりについて】

◆納期短縮、入力完了報告、在庫報告など管理部との情報交換についてはすべてセールスフォース上で行う。
①納期調整 = 納期短縮依頼、回答など
②入力完了報告 = 受注入力完了報告、管理部の反映連絡
③巻替え納期回答 =巻替え工程の納期連絡
➃在庫報告 = 工場からの在庫報告
⑤受注入力依頼 = 試作生産の入力依頼

【日々の管理について】

◆業務終了後はSST日報を記入して退社する。
◆毎週水曜日の13:00~13:15でSSTミーティングを行う。