林産業 全社共通ルール

2020年10月21日 施行

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【挨拶・姿勢について】 

◆出勤・退勤の際には、全体に聞こえるよう挨拶を行うこと
出勤時は「おはようございます」
外出時は「行ってきます」
(在席者は「行ってらっしゃい」)

帰社時は「ただいま戻りました」
(在席者は
「お帰りなさい」もしくは「お疲れさまです」)
退勤時は「お先に失礼します」もしくは
「お疲れさまでした」

 

【会社支給品について】 

◆各自の名刺の発注は、総務ユニット担当者へ依頼すること
◆携帯電話やパソコン(以下PC)等は、私用では使用しないこと
◆内勤者の制服は、入社時に上下2着を貸与する。退職する際にはクリーニング処理したうえで返却すること 

 

【社内情報の共有化について】

◆情報のやり取りはSalesforceとGoogle chatに統一する

 

【PCデータの保管について】 

◆個人PCを使用して業務を行う場合は、ログイン・パスワード が設定され、セキュリティーソフトがインストールされたPCを使用する。ファイル共有ソフトがインストールされているPCは絶対に使用しないこと
◆データを保管する場合は、デスクトップやドキュメントなど容易に他人が閲覧できる場所への保管しないこと

 

【インターネットおよびソーシャルメディアについて】 

◆就業時間中は、業務用のパソコンを使い、私用でインター ネット等を使用・閲覧等をしないこと
◆ソーシャルメ ディア(Twitter/Facebook/LINE/YouTube等)の利用については、次の事項を守らなければならない(会社が運用するSNSは除く)
(1)会社および取引先名や業態、ブランド名が識別できる書き込みをしないこと
(2)社員個人(有期社員等を含む)や顧客個人が識別できる書き込みをしないこと
(3)商品情報、売上や人事に関する社内情報、取引先情報、顧客情報等についての書き込みをしないこと
(4)会社や社員、取引先や顧客個人を誹謗中傷した書き込みをしないこと
(5)会社のロゴや商品の画像や映像の掲載をしないこと。既に該当する書き込みがある場合は、すみやかに削除する
※書き込みおよび掲載とは、文書のほか、画像や動画・音声等の送信・発信の一切を含むものとする
◆就業時間内での私的な投稿やメールの送受信は行わない。業務時間外であっても、会社の機密情報等を無断で個人発信することは禁止する(就業規則の服務規程違反になる)

 

【来客者に対して】 

◆内勤者は、事前にSalesforce/mitocoのスケジュールや設備予約等で、当日の来客予定の確認を行うこと
◆お客様の来社時には全員で立ち上がり、お客様に向かい 挨拶をする(電話中は例外)
「いらっしゃいませ」
「お待ちいたしておりました」
電話中の場合は、身体をお客様に向けて一礼する
◆アポイントの入っているお客様については速やかにご案内し、 アポなし来社であっても丁寧な対応をすること
<参考>
会釈=上体を腰から15度くらい傾ける(軽いお辞儀)
敬礼=上体を腰から30度くらい傾ける。足元前方に視線 を落とす(敬意をもって行うお辞儀)
最敬礼=角度は45度が目安とされ、背筋を伸ばし腰から上体を深く折り曲げる(お詫び、重要なお客様のお見送り) 

 

【名刺交換について】 

◆名刺の交換は、名刺の向きに注意(自身の名前が相手 に向くように)し、必ず立って行う。原則として、テーブル越しでの交換は行わない
◆名刺を受け取る際は「頂戴いたします」といい、必ず両手で受け取る。その際、相手の会社のロゴや氏名に自身の指がかからないように注意する

 

【お客様への接遇について】 

◆通常は温かい日本茶をお出しするが、夏期には冷たい飲み物とおしぼりをお出しする
◆来社時のお茶出しから1時間以上経過した場合、再度、飲み物をお出しする(コーヒー等の別のもの)
◆目的が研修や説明会等で、資料を広げて行う打ち合わせの場合、邪魔にならないようにペットボトルでお出しする
◆コートをお持ちのお客様には、お茶をお出しした際に、断りを入れてからコートをハンガーにお掛けする
◆お客様がお帰りの際、接客担当者が「お客様お帰りです」と声を出し、全員に挨拶を促すこと
◆お客様がお帰りの際、立ち上がり、笑顔でお客様に向かい「ありがとうございました」と全員で挨拶をする
また、すぐに着席せず、お客様の姿が見えなくなるまでお見送りする
電話中の場合は、身体をお客様に向けて一礼する 

 

【取引先への訪問について】 

◆取引先への訪問時の挨拶は、明るく・笑顔で姿勢を正して行う
◆訪問時は、「こんにちは、林産業です」深く一礼をする
◆敷地内で出会った人にもご挨拶もしくは会釈をする
◆退出時は、「ありがとうございました。失礼致します」玄関扉の前で一礼。その後、玄関の外でも一礼する

 

【取引先の慶弔について】 

◆取引先との金銭や物品授受、被接待等が発生した場合、 翌日中に上長に報告し、指示を仰ぐこと
◆取引先より慶弔連絡があり、訃報の場合は上長に相談し指示を仰ぐこと(供花・弔電・香典・参列の有無) 結婚、出産等の祝い事に関しても、上長に相談し指示を仰ぐ こと(金品・参列の有無) 

 

【通常の顧客対応について】 

◆お客様からの見積りおよびメール等での問い合わせに対し、返信は基本24時間以内(営業日換算)で応答すること。ただし、即答できない内容の場合は、その旨を相手に伝え、返信できる期日を相談して明確に定めること

 

【電話応対について】 

◆社外からの電話は、3コール以内に電話に出ること
◆役職者は自らが電話に出る前に、下位のものを電話に出させる。下位のものが不在の場合のみ電話に出ること
◆電話口では、「お電話ありがとうございます。林産業でござい ます」と明るく・ハッキリと応対する
◆先方の社名・お名前を正確に聞き取り、曖昧な場合は必ず確認・復唱すること
◆長い時間(30秒以上が目安)の保留をしてはならない。時間が掛かる場合は、先方へ断りを入れ、連絡先を確認し、折り返しの連絡の対応をとる
◆切電の際には、相手より先に切らない

 

【トイレへの案内について】 

◆お客様をトイレにご案内する際は、入口のドアの暗証番号を入れ開錠し、出る時のドアの開け方を説明して、社内に戻ってお待ちすること

 

【言葉遣いについて】 

◆社外の方に対しては、すべて敬語で話す
◆社外の方と話す場合、自社の上司や先輩を「〇〇部長」 「〇〇さん」とは呼ばない。「部長の○○」もしくは「○○」と呼び捨てで構わない
◆社内では原則、敬語および丁寧語を使い、相手を敬うこと

 

【身だしなみについて】 

◆相手に不快感を与えない清潔な服装や髪形を保つこと(清潔感があるかどうかは上長が判断する)
◆シャツ着用に関しては、白系やブルー系など派手過ぎないものを着用すること
◆クールビズについては、取引先に応じて対応すること(社内クールビズ期間:5月1日~10月31日)
◆作業服は定期的に洗濯を行い、きれいな状態で保たれたものを着用すること
◆靴は汚れなく、きれいな状態のものを履くこと
◆髪型は清潔感のあるものとし、前髪は眉毛に掛らない長さ、もしくは整髪料等を使い、前髪が眉毛に掛らない状態を維持すること。カラーリングは落ち着いたイメージのものを使用する
◆爪は短く切っておく。爪の中に汚れが無いように努めること

 

【上席者との接し方について】 

◆上席者へのメール返信は、訪問中や移動中等のやむを得ず返信・連絡できない場合を除き、すみやかに返信・連絡を入れること
◆すみやかに返信・連絡ができなかった場合は、返信・連絡時に事由を併せて報告すること

 

【礼儀について】 

◆上長もしくは先輩に行動を共にしてもった場合には、行動の終了時もしくは翌日に、必ず感謝の御礼を伝えること(同行 訪問・会議・飲食など)
◆会社行事での飲食(会食等)については、会長・社長に御礼を伝えること

 

【直行・直帰について】 

◆原則、訪問先へは事務所から移動する。ただし、就業時間が長く(早く)なったり非効率的となる場合は、事前に上長の承認のもと直行を可とする
◆原則、訪問先から事務所に戻り退社する。ただし、帰社する時間が遅くなる場合、および就業時間が長くなる場合には、事前に上長の承認のもと直帰を可とする

 

【事務所での行動について】 

◆離席するときは、椅子をデスクの下に納めてから離れること
◆デスク上は、つねに整理整頓された状態を保つこと
◆離席する場合は、書類・PCの画面を開いたままにしない(PC画面は最小化するなど誤作動防止に努める)
◆外出する場合は、デスク上に物や書類を置いたままにしない(パソコン・モニ ター・コード・キーボード・マウスを除く)
◆退勤時には、飲みかけのカップやペットボトル、飲料缶やティッシュペーパー等をデスク上に置いて帰らない
◆ノートPCは持ち帰るか、鍵付きの収納棚にしまうこと。書類等は個人ボックスで管理し、ロッカーに収納すること
◆置き傘は、指定した場所へ各自しまうこと
◆退勤時はタイムカードの打刻を忘れないこと。打刻漏れが発生した場合は勤怠システムにて速やかに申請をする

 

【経費精算・処理について】 

◆交通費および経費の精算は、各人で速やかに「楽楽精算」にて精算すること。事前に承認されたものであっても経費精算は必要。その際に事前承認された承認番号を入力する
◆仮払金や交通費の精算は月ごとに区切り、月を跨いだ精算を行なわないこと
◆交際費や会議費は、事前の承認申請(指定された申請方法準じる)が原則であるが、急を要する場合は上長に承認を得ること。精算する際には、精算書に相手先と人数が分かるように記載し、必ず領収証を添付すること
◆会議費(喫茶店等の利用など)は、1回につき5,000円(税抜)までとする
◆会社用の物品購入は、急を要する場合または特別な事情がある場合、上限100,000円(税抜)未満は上長に承認の上で購入可とする。それ以上となる場合には社長の承認を必要とする

 

【文書の保管について】 

◆行政からの文書や公的な文書に関しては、会社を代表してCM&D部署が原本を保管する。保管場所は各事業所でCM&Dが指定する場所とする
◆個別に取引先と交わす売買契約書等の文書に関しては、担当部署が各事業所にて原本を保管する
◆管理の共有として、文書をスキャンし、共有フォルダを作成し、検索・閲覧が可能な状態にする